Wdrożenie systemu ERP to praca nie tylko dla wdrożeniowców. To także wiele godzin poświęconych przez Twoich pracowników. Planowanie czasu pracowników trzeba zrozumieć i uwzględnić, przed przystąpieniem do wdrożenia lub dużej zmiany w systemie.
Wdrożenie ERP a czas pracowników
Jeżeli planujesz wdrożenie jakiegokolwiek systemu ERP (albo szerzej - jakiegokolwiek systemu), ale brakuje czasu by Twoi pracownicy aktywnie brali w tym udział - nie zaczynaj wdrożenia. Szkoda pieniędzy. Dlaczego?
Ja jako wdrożeniowiec przyjdę, zobaczę jak wygląda proces, zrozumiem co i jak dzieje się w Twojej firmie pod kątem przepływu, ale to nigdy nie będzie tak głębokie jak zrozumienie Twoich pracowników. A wiedzę o tym często mają pojedynczy pracownicy - i są oni niezbędni podczas niektórych spotkań. Lub do walidacji systemu, w pewnych krytycznych momentach.
Gdzie jest problem i dlaczego ten czas jest potrzebny?
Diabeł tkwi w szczegółach. Czasem z pozoru nieistotne detale procesu mogą przesądzić o wyborze takiej a nie innej implementacji. Innym razem, całkowita świadomość tego co chcemy osiągnąć wprowadzając rozwiązanie do systemu przychodzi po kilku weryfikacjach, i po kilku "nieudanych" rozwiązaniach - właśnie dlatego, że wychodzą na wierzch nowe wytyczne, o których nie pomyśleliśmy wcześniej (nie wytykam - tak się po prostu dzieje). Ale to właśnie wymaga czasu - czasu osób, które potem będą korzystały z tego systemu. Sprawdzenie oraz szybki feedback o systemie na wczesnym etapie. To nie są przepalone godziny - widzę, że ten czas procentuje później w głębszym zrozumieniu systemu.
Wygląda to tak, albo-albo:
- Pracownicy są zaangażowani, rozwiązanie jest challengowane przez nich, i oni widzą "serce" tego systemu
- Pracownicy nie poświęcają ani chwili przy wdrożeniu, dostają coś dla klikania, co nie do końca im pomaga w pracy
Bez zaangażowania i czasu, nie ma szans na to, żeby oprogramowanie realnie pomagało w rozwiązaniu problemów firmy.
Jak to często wygląda w praktyce
Biznesowo powstaje nowa potrzeba. To może być cokolwiek, na przykład nowy konfigurator produktu na stronie firmy. Znam założenia projektu, bo zostały one przedstawione przez kierownictwo. Widzę co się dzieje w systemie. Mogę przejść do implementacji. Ale czy na pewno?
W praktyce wygląda to tak, że nic nie jest idealne. Nowy konfigurator produktu to tylko jeden (pierwszy) etap procesu biznesowego (potem jest jeszcze rozliczenie, produkcja, wysyłka). Zazwyczaj jest tak, że na produkcji potrafią dziać się różne rzeczy - i o ile na chwilę obecną produkcja radzi sobie z systemem, tak po wdrożeniu pozornie niewielkiej zmiany, wszystko może się posypać. Dlatego od razu trzeba zaangażować kogoś z produkcji i podpytać, jak ta zmiana wpłynie na to, co robią codziennie. Może się skończyć na godzinie rozmowy, może z tego wyjść kilkadziesiąt godzin i zmiana założeń. Zawsze będzie to jednak mniej, niż implementacja bez konsultacji.
Planowanie czasu wdrożenia ERP
Kiedy planujesz wdrożenie, zaplanuj też czas swoich pracowników - tak samo realnie, jak budżet i harmonogram. Planowanie czasu pracowników to nie jest dodatek do projektu, tylko jego część. Zaoszczędzone teraz godziny wrócą później jako przeróbki, niedopasowany system i frustracja ludzi, którzy mieli w nim pracować.
Jeśli zastanawiasz się, od czego w ogóle zacząć - pisałem o tym więcej w tekście System ERP - od czego zacząć wdrożenie?.