Problem z kontrolą kosztów
Projekt zbliża się ku końcowi. Klient jest zadowolony, choć nie obyło się bez dołków. Ale teraz przychodzi czas na kluczowe pytanie: ile naprawdę na tym zarobiliśmy?
By obliczyć rentowność, musisz podsumować wszystkie koszty... i tutaj zaczynają się schody.
Zwłaszcza, gdy projekt był sprzedany w ustalonej cenie (ryczałt), ale po drodze "wpadły" dodatkowe zmiany i kilkadziesiąt nadprogramowych godzin. Zaczyna się żmudne dochodzenie.
Trzeba ręcznie zliczyć:
- Czas pracy pracowników i związane z tym koszty (kto, ile, przy jakim zadaniu?).
- Koszty podwykonawców (czy wszystkie faktury zostały przypisane?).
- Koszty delegacji i wszystkie inne wydatki pracownicze (hotele, bilety, diety).
Musisz więc przekopać się przez maile, foldery projektowe i faktury, a następnie spędzić godziny w Excelu, upewniając się, że wszystkie pozycje się zgadzają. Brzmi znajomo?
Ten chaos to nie wina ludzi. To problem rozproszonych narzędzi. Gdy dane o kosztach żyją w mailach, Excelu i osobnym programie księgowym, policzenie rentowności po fakcie to dramat.
Jak wprowadzić porządek w dokumentach?
Rozwiązaniem jest działanie systemowe: jedno miejsce, które zbiera wszystkie te dane automatycznie. I tutaj właśnie pomaga Odoo. W jaki sposób?
Odoo posiada moduł do zarządzania projektami, który jest zintegrowany ze śledzeniem kart pracy (timesheets), modułem wydatków oraz modułem zakupów (dla podwykonawców).
Co to oznacza? Że wszystkie koszty poniesione w związku z projektem są widoczne w jednym miejscu i na bieżąco – w panelu projektu.
- Podwykonawcy: Faktura kosztowa od firmy zewnętrznej jest od razu przypisywana do projektu. Jej koszt natychmiast obciąża budżet.
- Delegacje i Wydatki: Pracownik robi zdjęcie faktury za hotel telefonem i przez moduł Wydatków przypisuje koszt do projektu. Manager tylko zatwierdza.
- Czas Pracy Pracowników: Inżynierowie raportują czas pracy (timesheet) bezpośrednio na zadania w projekcie. System automatycznie przelicza to na koszt według ich stawek.
Dzięki temu masz spójną informację o wszystkich kosztach zlecenia. Masz szybki dostęp do faktur i wydatków z jednego panelu.
Co najważniejsze: przestajesz zgadywać. Zamiast liczyć rentowność po fakcie, monitorujesz ją na bieżąco. Widzisz, kiedy godziny "uciekają" i możesz reagować, zanim projekt skończy się stratą.
To przykład tego, jak łatwiej jest prowadzić projekt w Odoo, biorąc po uwagę tylko analizę kosztów i zysków w projekcie. To wierzchołek góry lodowej.
Jak Adapt IT może pomóc?
Rozwiązujemy te problemy z wykorzystaniem Odoo. Jeśli jesteś ciekaw, czy twój problem jest tym, w którego rozwiązaniu jesteśmy ekspertami, umów się na 20 minutową analizę potrzeb.